(“Zásady”)

V tomto dokumentu jsou uvedeny podrobné informace informuje o tom, jak zpracováváme osobní údaje, se kterými my, tedy společnosti sdružené bod značkou smpl_, přicházíme do styku v rámci našeho podnikání, a to na klientské straně.

Ke zpracování dochází vždy ze strany konkrétní Společnosti (jak je definujeme níže), a to zejména proto, že jste našimi klienty, navštěvujete naše webové stránky, zajímáte se o naše publikace, účastníte se vzdělávacích akcí, nebo s námi komunikujete na sociálních sítích či jinak.

Tyto Zásady mají především normativní charakter a uplatní se i v případě, že k uzavření smlouvy mezi vámi a některou ze smpl_ společností dosud nedošlo.

V Zásadách se dozvíte:

• kdo je správcem osobních údajů,
• jaké osobní údaje zpracováváme,
• jak s nimi nakládáme,
• z jakých zdrojů je získáváme,
• k jakým účelům a po jakou dobu je využíváme,
• komu je smíme poskytnout,
• kde můžete získat informace o svých osobních údajích, které zpracováváme,
• jaké jsou možnosti zabezpečení Vašich osobních údajů a jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů.

Specifikům, která se týkají zpracování osobních údajů našich obchodních partnerů, uchazečů o zaměstnání, zaměstnanců či jiných spolupracujících osob se věnují samostatné interní dokumenty, které touto cestou nezveřejňujeme. S komunikací, která se k nám dostává přes smpl.cz/kariera a osobními údaji v ní obsaženými, nakládáme stejně jako s jakoukoli jinou poptávkou či nabídkou služeb.

Pro potřeby Zásad se rozumí:

• Společnostmi (označovanými v Zásadách také jako „my“)
  
  • společnost smpl_legal s.r.o., IČ 06664652, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 389367, tedy advokátní kancelář jejímž prostřednictvím poskytujeme právní poradenství a která provozuje web smpl.cz a pořádá vzdělávací akce (neuvedeme-li v přihlášce na akci jinak);
  • společnost smpl_tax s.r.o., IČ 04149726, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 388034, jejímž prostřednictvím poskytujeme daňové poradenství;
  • společnost smpl_accounting s.r.o., IČ 19384327, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 385776, jejímž prostřednictvím poskytujeme účetní služby;

všechny se sídlem na adrese Bubenská 1158/17, Holešovice, 170 00 Praha 7, jednotným kontaktním e-mailem info@smpl.cz. Výjimečně může zpracování provádět také společnost smpl_start s.r.o., IČ 05679087, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 387945, o jejím zapojení do zpracování bychom vás nicméně předem informovali.

• Klientem (označovanými v Zásadách také jako „vy“) každá fyzická osoba interagující s kteroukoli z aktivit popsaných v úvodu těchto Zásad, jejíž osobní údaje získáváme především od této osoby a jsme vůči ní v postavení správce osobních údajů (zejména se jedná přímo o osoby využívající naše služby, účastníky vzdělávacích akcí, pokud se účastní z vlastní iniciativy apod.);
• Dotčenou osobou jakákoli další fyzická osoba, jejíž osobní údaje se k nám dostanou zprostředkovaně, a to především v důsledku toho, že jsou její osobní údaje obsaženy v předávaných podkladech a jsme tak vůči nim v postavení zpracovatele osobních údajů (zejména se jedná o smluvní partnery či další osoby vstupující do smluvních vztahů s Klientem, jejich rodinní příslušníci apod.).

Osobní údaje získáváme výhradně od Klientů samotných a osob na straně Klienta – osob zastupujících Klienta nebo pověřených ze strany Klienta k tomu, aby s námi komunikovali a vybrané podklady či informace s námi sdíleli. Osobní údaje získáváme také z veřejně dostupných zdrojů, typicky pak z veřejných rejstříků, a dále od osob, se kterými v důsledku poskytovaných služeb přicházíme do styku (vaše protistrany, zaměstnavatelé, obchodní partneři a další).

Předpokládáme, že předávané údaje jsou vždy úplné, pravdivé a aktuální. Pokud nám předáváte údaje Dotčených osob odpovídáte sami za to, že s nimi nakládáte oprávněně, že jste byli oprávněni nám je předat, a že nedochází k zásahu do práv těchto Dotčených osob.

‍

1. Společnosti jako správci osobních údajů

Jako správci vystupujeme vůči všem našim Klientům, kteří jsou fyzickými osobami, a dále všem potenciálním zájemcům – fyzickým osobám, kteří mají zájem o to se stát Klienty, brouzdají po našich webových stránkách nebo s námi komunikují prostřednictvím některého z dostupných komunikačních kanálů.

Správcem je pak vždy ta Společnost, která poskytuje vybrané služby. Pokud tedy poskytujeme právní poradenství, vaše osobní údaje zpracovává společnost smpl_legal s.r.o., pokud daňové poradenství pak smpl_tax s.r.o. apod. V případě multioborového poradenství, např. zpracování odborných posudků zasahující do práva i daní, může docházet ke zpracování ze strany kombinace Společností či všech Společností najednou. V případě pochybností nás můžete kdykoli kontaktovat a doptat se na podrobnosti.

Zpracovávané osobní údaje pak odpovídají rozsahu konkrétního vztahu mezi námi a vámi. Mezi zpracovávané údaje pak patří zejména:

• obecné identifikační údaje (jméno, příjmení, titul, funkce, obchodní firma, rodné číslo, IČ, DIČ, datum a místo narození aj.)

• kontaktní údaje (sídlo, bydliště, doručovací adresa, fakturační adresa, e-mail, telefonní číslo a případně další identifikátory dle vybraného komunikačního prostředku jako handle aj.);
• platební údaje (zejména číslo bankovního účtu a adresa kryptoměnové peněženky a informace o provedených platbách);
• údaje obsažené v komunikaci, ať už před navázáním spolupráce či v jejím průběhu;
• údaje získané v rámci spolupráce (obsah daňových či jiných spisů, informace o studiu a o rodinných příslušnících pro uplatnění daňových zvýhodnění aj.);
• údaje zachycené na fotografiích, zvukových a zvukově obrazových záznamech z našich vzdělávacích akcí, které mohou zachycovat i účastníky akce;
• údaje, které jsme povinni získávat (druh, číslo a doba platnosti průkazu totožnosti aj.); 

a jakékoli další údaje, které nám poskytnete z vlastní iniciativy nebo za konkrétními účely zpracování popsanými níže.

Zpracovávání vašich údajů probíhá zejména shromažďováním a uspořádáním, strukturováním, uložením (včetně cloudových úložišť), nahlédnutím, použitím při poskytování služeb, zpřístupněním přenosem našim zpracovatelům, společným správcům a zaměstnancům, vytvářením nových dokumentů, výmazem, zničením a dalšími operacemi zpracování nezbytnými dle jednotlivých účelů zpracování.

Vaše osobní údaje zpracováváme z následujících důvodů:

• potřebujeme takové údaje znát k tomu, abychom spolu uzavřeli smlouvu nebo pro následné plnění povinností ze smlouvy, což zahrnuje i případy, kdy je plnění veskrze jednorázového charakteru (např. ojedinělé konzultace či posudky či ojedinělá účast na akci), přičemž ke zpracování za tímto účelem dochází po dobu jednání o spolupráci a po dobu poskytování služeb;
• přikazuje nám zpracování konkrétní zákon a osobní údaje musíme zpracovávat ke splnění naší zákonné povinnosti, a to např. dle zák. č. 85/1996 Sb., o advokacii, č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, zák. č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zák. č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád a zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví, přičemž doba zpracování pak odpovídá době stanovené příslušným zákonem;
• máme oprávněný zájem vaše osobní údaje zpracovávat, a to typicky z důvodu, že:
  
  • jsme vám poskytovali služby právního a daňového poradenství či účetnictví, přičemž v takovém případě zpracováváme vybrané osobní údaje po dobu až 10 let od ukončení poskytování služeb tak, abychom mohli hájit jakékoli právní nároky a případně se bránit vámi vzneseným nárokům, nebo 
  • jsme vám poskytovali jakékoli služby a v rámci odpovídajícího tématu s vámi chceme zůstat v kontaktu, přičemž v takovém případě délka zpracování vychází vždy z okolností spolupráce, nezpracováváme však za tímto účelem údaje nikdy po dobu delší než 2 roky od ukončení spolupráce, nebo
  • jste se účastnili akce, kterou pořádáme nebo na jejíž organizaci se podílíme, přičemž osobní údaje zpracováváme jednak po dobu nezbytnou k zajištění vaší účasti na akci a jednak až po dobu 3 let od konání akce za účelem vedení statistik a evidence a dále také propagace, což zahrnuje i fotografie, zvukové a zvukově obrazové záznamy;
• udělili jste nám ke zpracování souhlas, a to zejména formou tickboxu, e-mailu nebo jiným aktivním krokem z vaší strany (potvrzením e-mailu, přihlášením k odběru newsletteru apod.), typicky v souvislosti se získáním některého z našich propagačních materiálů či zasíláním marketingových sdělení. Osobní údaje pak zpracováváme po dobu nezbytnou k dosažení účelu, obvykle po dobu maximálně 5 let od obdržení souhlasu, vždy však maximálně do okamžiku, než svůj souhlas odvoláte.

Předávání údajů dalším osobám

Při poskytování právních služeb, vzdělávání, publikační činnosti a pořádání akcí mohou Společnosti pověřit zpracováváním Vašich údajů i další osoby, zejména pak jiné Společnosti, naše dodavatele (např. znalce, auditory, notáře, překladatele, aj.), poskytovatele IT technologií (hostingové a mailingové služby, online kalendáře, poskytovatelé účetního software, aj.), případné jiné třetí strany podílející se na službách, a to včetně pořadatelů jednotlivých akcí či seminářů. Dalšími zpracovateli jsou naši spolupracující advokáti, daňoví poradci, účetní a administrativní posily, kteří našim klientům pomáhají poskytovat kvalitní a specializované služby nebo zajišťují vybrané služby pro nás. Takové osoby jsou pak našimi zpracovateli. K předávání dochází vždy jen v rámci shora popsaných účelů a jen v případě, že takové předání pro naplnění jednotlivých účelů nezbytné.

Vaše osobní údaje mohou být dále předávány také dalším správcům, a to typicky v případě, kdy je potřeba předání zajistit na základě zákona (např. v rámci plnění našich AML povinností nebo v případě řádně vyžádané součinnosti ze strany orgánu činných v trestním řízení) a dále v případech, kdy toto předání vyplývá z povahy poskytovaných služeb (např. když musíme vybrané osobní údaje uvést v žalobě a předávají se tak protistraně i soudu) nebo je to nezbytné v souvislosti s obranou našich práv. Není vyloučeno ani předání vybraných osobních údajů jednotlivým provozovatelům online platforem pro účely naší propagace. Tito správci pak sami rozhodují o tom, jakým způsobem s vašimi osobními údaji naloží a zpracování osobních údajů se řídí jejich vlastními podmínkami.

V případech multioborového poradenství se mohou v roli společného správce nacházet Společnosti podílející se na dodání jedné konkrétní služby či zajištění jednoho společného účelu či cíle. Na vás tato skutečnost nicméně nemá faktický vliv a svá práva můžete uplatnit u kterékoli ze Společností způsobem uvedeným níže. 

Na základě vašich pokynů mohou být vaše osobní údaje samozřejmě předány i dalším subjektům, kteří v této části Zásad nejsou uvedeni.

Ačkoli naši zpracovatelé typicky buď sídlí přímo v EU, nebo minimálně v EU zajišťují servery a tyto vždy preferenčně využíváme, v některých případech mohou být osobní údaje předávány i do zemí mimo Evropský hospodářský prostor. Podmínkou takového předání je však vždy alespoň dodržování standardních smluvních doložek vydaných Evropskou komisí a dostupných zde, případně na základě jiných opatření zajišťujících odpovídající úroveň ochrany osobních údajů.

Vaše práva při zpracovávání osobních údajů

Pokud máte jakýkoli dotaz nebo chcete uplatnit kterékoli z následujících práv, můžete se na nás obrátit kdykoliv osobně, například při schůzce, nebo e-mailem na adresu info@smpl.cz. 

Jakýkoli váš požadavek se budeme snažit vyřešit okamžitě a pokud to nebude možné, tak maximálně do 30 dnů od jeho obdržení. Ve výjimečných případech můžete lhůtu prodloužit až o další 2 měsíce. O tom vás ale minimálně předem informujeme.

Díky právu na přístup k osobním údajům můžete kdykoliv získat informace o jejich zpracování, případně si vyžádat kopii osobních údajů, které se jich týkají. Nezbytné odpovědi na otázky tohoto typu už byste měli mít z těchto Zásad, ale pokud vám není cokoli jasné, můžete se nás obrátit 

Právo na opravu osobních údajů umožňuje kontaktovat nás, pokud máme nepřesné nebo neaktuální údaje, abychom je mohli opravit. Dále můžete uplatnit právo na omezení zpracování, budete-li mít pocit, že zpracováváme více údajů nebo ve větším rozsahu, než je třeba, nebo pokud požádáte o jejich opravu či vznesete námitku proti jejich zpracování. Cílem uplatnění práva na omezení zpracování je (dočasné) zamezení tomu, aby vybrané osobní údaje nebyly předmětem dalšího zpracování.

Požádat můžete i o výmaz osobních údajů. Pokud nebude existovat právní důvod pro jejich další zpracovávání, Vaší žádosti rádi vyhovíme. Mezi takové důvody dalšího zpracování patří například naše archivační či jiné povinnosti, nebo obhajoba našich právních nároků.

Pokud se rozhodnete využít právo na přenositelnost osobních údajů, dáme Vám k dispozice veškeré osobní údaje, které zpracováváme automatizovaně v elektronické formě, a které zpracováváme pro účely plnění smlouvy. Toto právo tak například nezahrnuje předávání jakýchkoli listinných podkladů. 

Pokud spolu ukončíme spolupráci, archivujeme si nezbytně nutné údaje po maximální lhůty a pro účely, které jsou popsány výše. Jestliže jsme od vás obdrželi originální dokumenty do spisu, vrátíme vám je.

Ohledně zpracovávání osobních údajů na základě oprávněného zájmu máte dále právo vznést námitku proti zpracování. Dalšímu zpracování zamezíme, pokud nebudeme mít jiný závažný důvod pro jejich zpracování.

Pokud budete mít pocit, že s Vašimi údaji nakládáme neoprávněně nebo jinak porušujeme vaše práva na ochranu osobních údajů, můžete se také obrátit přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů se svou stížností.

2. Společnosti jako zpracovatelé osobních údajů

Při poskytování vybraných služeb můžeme nakládat také s údaji Dotčených osob, a tím se dostáváme do role zpracovatele. Proto se spolu s uzavřením smlouvy o poskytování služeb uzavíráme také následující smlouvu o zpracování osobních údajů ve smyslu čl. 28 odst. 3 obecného nařízení (GDPR), kterou se zavazujeme na základě pokynů našich Klientů, kteří jsou v tomto případě sami správci osobních údajů Dotčených osob, zpracovávat jejich osobní údaje.

Kategorie osobních údajů zpracovávaných u Dotčených osob jsou pak prakticky totožné s kategoriemi uvedenými výše pro případ, kdy jsme Správci, ale rozsah zpracovávaných údajů je určen výlučně Klientem.

Osobní údaje Dotčených osob tedy budeme shromažďovat, uchovávat v listinné podobě i na datových nosičích, upravovat a pozměňovat, nahlížet, pořizovat kopie, předávat třetím osobám, vyhledávat, třídit a kombinovat, vytvářet nové odvozené dokumenty, vymazávat nepotřebné údaje a provádět další operace na základě pokynů našich Klientů a po dobu stanovenou ze strany našich Klientů.

Jako Klient berete na vědomí, že využíváme různé zpracovatele, o čemž jsme vás informovali už v sekci „Předávání údajů dalším osobám“ výše. Se zapojením dílčích zpracovatelů do zpracovávání osobních údajů Dotčených osob přitom výslovně souhlasíte. Toto ustanovení je pak obecným zmocněním ve smyslu čl. 28 odst. 2 nařízení. Dílčí zpracovatele zavážeme minimálně stejnými povinnostmi, jaké jsou stanoveny v této smlouvě. Neodpovídáme však za jejich nakládání se svěřenými osobními údaji Dotčených osob. Jako Klient máte právo vyslovit k dílčím zpracovatelům námitky.

Zpracování osobních údajů na základě této smlouvy je bezúplatné. Tím však není dotčeno zpoplatnění některých našich úkonů spojených se zpracováváním osobních údajů v případech, kdy po nás vyžadujete součinnost s plněním vašich vlastních povinností vůči subjektům údajů či veřejnoprávním orgánům. Potřebnou součinnost a podklady pro zajištění realizace této smlouvy vám samozřejmě vždy poskytneme. Při zpracovávání osobních údajů se budeme vždy řídit touto smlouvou, smlouvou o poskytování služeb a pokyny Klienta.

Klient vždy odpovídá za aktuálnost a správnost osobních údajů Dotčených osob, za existenci zákonného titulu pro jejich zpracování a za splnění veškerých ostatních povinností, které pro něho vyplývají z nařízení a jiných právních předpisů. Neodpovídáme subjektům údajů za újmu způsobenou porušením povinností ohledně ochrany osobních údajů Klientem.

Zároveň i my prohlašujeme, že jsme si vědomi svých povinností podle nařízení, a zavazujeme se, že zajistíme jejich plnění např. zavázáním dílčích zpracovatelů povinností mlčenlivosti, nebude-li vyplývat z profesních právních předpisů, oddělením údajů od údajů zpracovávaných pro jiné účely, umožněním provedení auditu či inspekce týkající se zpracování osobních údajů po výzvě zaslané objednatelem alespoň 30 pracovních dní předem s přihlédnutím k našim dalším zákonným povinnostem.

Při zjištění narušení zabezpečení ochrany zpracovávaných osobních údajů, neoprávněného nebo nahodilého přístupu k osobním údajům, zničení či ztráty, neoprávněného přenosu, nebo jiného neoprávněného zpracování nebo zneužití, budeme Klienta bezodkladně informovat, aby přijal opatření k odstranění závadného stavu.

Zavazujeme se přijmout taková technická, personální a jiná potřebná opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů a tato opatření budeme dokumentovat. Tato povinnost platí i po ukončení poskytování služeb, dokud budeme mít osobní údaje k dispozici.

Zajistíme vydáním vlastních vnitřních předpisů, příp. prostřednictvím zvláštních smluvních ujednání, že zaměstnanci a dílčí zpracovatelé budou zpracovávat osobní údaje na základě smlouvy a pouze za podmínek a v rozsahu námi stanoveném a odpovídajícím Zásadám a právním předpisům. Budeme zachovávat mlčenlivost o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.

3. Společná a závěrečná ustanovení

Znění Zásad můžeme změnit či doplnit. Jste-li stávajícím klientem nebo klientem, pro nějž v tuto chvíli poskytujeme vybrané služby, informujeme vás o změně způsobem, který pro komunikaci s vámi běžně používáme.

Osobní údaje budou zpracovávány v elektronické podobě převážně manuálním či automatizovaným způsobem. Osobní údaje však nikdy nejsou předmětem individuálního automatizovaného rozhodnutí ani profilování.

Veškeré právní vztahy vznikající na základě nebo v souvislosti se zpracováváním osobních údajů se řídí právním řádem České republiky. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi objednatelem, klientem nebo další dotčenou osobou a společností je příslušný obecný soud společnosti v České republice, který bude aplikovat české právo.

Ve znění účinném k 20. 4. 2025

‍